CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO
Servizio SaaS “Presenzialista”
Versione del 2 agosto 2026
Le presenti Condizioni Generali di Contratto disciplinano l’accesso e l’utilizzo del servizio software denominato “Presenzialista”, fornito da:
H2bit S.r.l., con sede legale in Via Corsica n. 10, 40133 Bologna, partita IVA 03848781203, e-mail info@h2bit.it, in persona del legale rappresentante pro tempore, di seguito denominata il “Fornitore”.
Il servizio è destinato esclusivamente a imprese, enti, associazioni, studi professionali e altri soggetti che agiscano nell’ambito della propria attività imprenditoriale o professionale, di seguito denominati il “Cliente”.
1. Definizioni
Ai fini delle presenti Condizioni si intende per:
a. Piattaforma: il software denominato “Presenzialista”, accessibile tramite rete Internet, comprensivo delle funzionalità, delle interfacce e degli aggiornamenti messi a disposizione dal Fornitore;
b. Servizio: il servizio SaaS che consente la registrazione delle entrate e delle uscite dei dipendenti o collaboratori del Cliente e, al momento dell’uscita, l’eventuale indicazione delle mansioni o attività svolte;
c. Account amministratore: l’account attribuito al Cliente per la configurazione e la gestione della Piattaforma;
d. Utenti: i dipendenti, collaboratori, amministratori, responsabili e altri soggetti autorizzati dal Cliente a utilizzare la Piattaforma;
e. Dati del Cliente: tutti i dati, inclusi i dati personali, inseriti, registrati, generati, importati o trattati mediante la Piattaforma per conto del Cliente;
f. Registrazione: l’operazione con cui un Utente registra l’orario di entrata o di uscita e, ove previsto, indica le mansioni o le attività svolte;
g. Piano: la configurazione commerciale del Servizio acquistata dal Cliente, eventualmente determinata in base al numero di dipendenti, utenti, sedi o funzionalità abilitate;
h. Periodo di abbonamento: il periodo mensile, annuale o diversamente concordato durante il quale il Cliente può utilizzare il Servizio.
2. Oggetto del contratto
2.1. Il Fornitore concede al Cliente, per la durata del contratto, un diritto limitato, non esclusivo, non trasferibile e non sublicenziabile di accesso e utilizzo della Piattaforma Presenzialista, esclusivamente per le proprie finalità aziendali interne.
2.2. Presenzialista consente, allo stato attuale:
a. la registrazione dell’orario di entrata degli Utenti;
b. la registrazione dell’orario di uscita degli Utenti;
c. l’indicazione, in occasione della registrazione dell’uscita, delle mansioni o attività eventualmente svolte;
d. la consultazione delle registrazioni da parte dei soggetti autorizzati dal Cliente;
e. l’eventuale estrazione o esportazione dei dati, nei formati e secondo le modalità disponibili nella Piattaforma.
2.3. L’indicazione delle mansioni svolte è facoltativa, salvo che il Cliente la renda obbligatoria nell’ambito della propria organizzazione aziendale.
2.4. Le funzionalità effettivamente comprese nel Servizio sono quelle disponibili nella Piattaforma e descritte nell’offerta, nell’ordine o nel Piano sottoscritto dal Cliente.
2.5. Il Fornitore potrà introdurre nuove funzionalità, miglioramenti o modifiche tecniche, nel rispetto delle presenti Condizioni.
2.6. Salvo accordo scritto, il Servizio non comprende:
- consulenza legale o giuslavoristica;
- consulenza fiscale o previdenziale;
- consulenza sindacale;
- consulenza in materia di protezione dei dati personali;
- elaborazione delle buste paga;
- certificazione legale delle presenze;
- conservazione sostitutiva o a norma dei documenti;
- verifica della correttezza delle mansioni indicate dagli Utenti.
3. Conclusione del contratto
3.1. Il contratto si considera concluso nel momento in cui si verifica uno dei seguenti eventi:
a. il Cliente accetta l’offerta del Fornitore;
b. il Cliente sottoscrive l’ordine o il modulo contrattuale;
c. il Cliente si registra sulla Piattaforma e accetta le presenti Condizioni;
d. il Cliente paga il primo corrispettivo;
e. il Fornitore attiva il Servizio su richiesta del Cliente.
3.2. Con la conclusione del contratto, il Cliente dichiara:
- di agire nell’esercizio della propria attività imprenditoriale, professionale o istituzionale;
- di avere letto, compreso e accettato le presenti Condizioni;
- di disporre dei poteri necessari per impegnare l’organizzazione per conto della quale sottoscrive il Servizio;
- di utilizzare Presenzialista esclusivamente per finalità lecite e connesse alla propria organizzazione aziendale.
4. Attivazione del Servizio
4.1. Il Servizio viene attivato entro il termine indicato nell’offerta commerciale o, in mancanza, entro un termine ragionevole dal ricevimento delle informazioni e del pagamento eventualmente richiesti.
4.2. Il Cliente deve fornire informazioni complete, corrette e aggiornate per la creazione e la configurazione dell’account.
4.3. Eventuali attività di importazione, migrazione, configurazione personalizzata, formazione o integrazione con altri software possono essere soggette a un corrispettivo separato.
4.4. Il Cliente deve verificare tempestivamente:
- la correttezza dei dati aziendali inseriti;
- la corretta creazione degli Utenti;
- l’attribuzione dei ruoli e delle autorizzazioni;
- la correttezza delle Registrazioni;
- la disponibilità e la leggibilità dei dati esportati.
5. Account, credenziali e autorizzazioni
5.1. Le credenziali di accesso sono personali e riservate e non devono essere condivise con soggetti non autorizzati.
5.2. Il Cliente è responsabile:
a. della corretta attribuzione degli account;
b. della definizione dei ruoli e delle autorizzazioni;
c. della custodia delle credenziali;
d. delle operazioni effettuate attraverso i propri account;
e. della tempestiva disattivazione degli Utenti che non siano più autorizzati;
f. della sicurezza dei dispositivi utilizzati per accedere alla Piattaforma.
5.3. Il Cliente deve informare immediatamente il Fornitore in caso di:
- accesso non autorizzato;
- perdita o sottrazione delle credenziali;
- sospetta violazione dell’account;
- utilizzo anomalo della Piattaforma;
- possibile compromissione dei dati.
5.4. Il Fornitore può introdurre sistemi di autenticazione a più fattori o ulteriori misure di sicurezza, rendendoli obbligatori qualora ciò sia ritenuto necessario per la protezione della Piattaforma e dei dati.
6. Obblighi del Cliente
6.1. Il Cliente si impegna a utilizzare Presenzialista nel rispetto:
- della normativa applicabile;
- della normativa in materia di lavoro;
- della normativa in materia di protezione dei dati personali;
- degli eventuali accordi sindacali;
- degli eventuali provvedimenti o autorizzazioni amministrative necessari;
- delle presenti Condizioni;
- delle istruzioni tecniche fornite dal Fornitore.
6.2. Il Cliente è l’unico responsabile dell’organizzazione e della gestione del rapporto con i propri dipendenti e collaboratori.
6.3. Spetta esclusivamente al Cliente:
a. stabilire le modalità con cui i dipendenti devono registrare le entrate e le uscite;
b. stabilire se e con quale livello di dettaglio debbano essere indicate le mansioni svolte;
c. individuare la base giuridica del trattamento dei dati personali dei lavoratori;
d. predisporre e consegnare agli interessati le informative privacy;
e. definire i tempi di conservazione dei dati;
f. individuare e autorizzare i soggetti che possono consultare le Registrazioni;
g. rispettare la normativa sui controlli a distanza dei lavoratori;
h. ottenere gli eventuali accordi sindacali, autorizzazioni o provvedimenti richiesti dalla legge;
i. verificare la correttezza dei dati prima del loro utilizzo per finalità retributive, disciplinari, amministrative o organizzative;
j. gestire le richieste degli interessati relative ai propri dati personali;
k. evitare l’inserimento nella descrizione delle mansioni di dati non necessari, eccedenti, discriminatori o appartenenti a categorie particolari di dati personali.
6.4. Il Cliente non deve utilizzare il Servizio:
- per effettuare controlli occulti o illeciti sui lavoratori;
- per raccogliere informazioni non pertinenti rispetto alla gestione del rapporto di lavoro;
- per finalità discriminatorie;
- per raccogliere informazioni sulle opinioni politiche, religiose o sindacali dei lavoratori;
- per inserire dati relativi alla salute, alla vita sessuale o ad altre categorie particolari di dati, salvo che ciò sia strettamente necessario, lecito e preventivamente concordato con il Fornitore;
- per accedere a dati o account appartenenti ad altri clienti;
- per compromettere la sicurezza o il funzionamento della Piattaforma;
- per diffondere malware;
- per effettuare attività di reverse engineering, decompilazione o riproduzione non autorizzata del software.
7. Registrazione delle entrate e delle uscite
7.1. Presenzialista costituisce uno strumento informatico di supporto alla registrazione e alla gestione delle entrate e delle uscite del personale.
7.2. Ogni Registrazione può contenere:
- l’identificativo dell’Utente;
- la data;
- l’orario di entrata o uscita;
- l’eventuale descrizione delle mansioni o delle attività svolte;
- ulteriori informazioni tecniche necessarie al funzionamento e alla sicurezza del Servizio.
7.3. La disponibilità e la correttezza delle Registrazioni possono dipendere da diversi fattori, tra cui:
- il corretto utilizzo della Piattaforma da parte dell’Utente;
- la disponibilità della connessione Internet;
- il corretto funzionamento del dispositivo utilizzato;
- le impostazioni del browser o del sistema operativo;
- la sincronizzazione dell’orario del sistema;
- la corretta configurazione dell’account;
- il funzionamento di infrastrutture e servizi di terzi.
7.4. Il Cliente deve predisporre proprie procedure interne per gestire:
- mancate Registrazioni;
- Registrazioni tardive;
- Registrazioni duplicate;
- errori nell’orario;
- indisponibilità della connessione;
- contestazioni dell’Utente;
- richieste di rettifica;
- errori nella descrizione delle mansioni.
7.5. Salvo che sia espressamente indicato diversamente, una Registrazione dimostra che una determinata operazione è stata effettuata mediante uno specifico account, ma non garantisce da sola:
- l’effettiva presenza fisica dell’Utente in uno specifico luogo;
- che l’operazione sia stata personalmente compiuta dal titolare dell’account;
- la veridicità delle mansioni dichiarate;
- l’effettivo svolgimento di tutte le attività indicate;
- l’assenza di errori, omissioni o utilizzi impropri.
7.6. Il Cliente deve verificare le Registrazioni prima di utilizzarle per:
- elaborazione delle retribuzioni;
- calcolo delle ore lavorate;
- riconoscimento di straordinari;
- contestazioni disciplinari;
- valutazione dei lavoratori;
- provvedimenti aziendali;
- adempimenti amministrativi o giudiziari.
7.7. Presenzialista non sostituisce l’attività di controllo, verifica e validazione che compete al Cliente.
8. Indicazione delle mansioni svolte
8.1. Al momento della registrazione dell’uscita, l’Utente può indicare le mansioni o attività eventualmente svolte nel periodo di lavoro.
8.2. L’indicazione delle mansioni costituisce una dichiarazione inserita dall’Utente o, ove consentito, da altro soggetto autorizzato dal Cliente.
8.3. Il Fornitore:
- non verifica preventivamente il contenuto delle dichiarazioni;
- non certifica che le mansioni siano state effettivamente svolte;
- non controlla la completezza o l’esattezza delle descrizioni;
- non determina la classificazione contrattuale o professionale delle attività;
- non valuta la conformità delle mansioni al contratto di lavoro applicato.
8.4. Il Cliente è responsabile della definizione delle istruzioni da fornire agli Utenti circa il contenuto e il livello di dettaglio delle descrizioni.
8.5. Il Cliente deve istruire gli Utenti affinché non inseriscano:
- dati personali di clienti o terzi non necessari;
- dati relativi alla salute;
- informazioni sindacali;
- opinioni politiche o religiose;
- informazioni riservate non necessarie;
- password, credenziali o codici di accesso;
- espressioni offensive, discriminatorie o illecite;
- informazioni coperte da segreto professionale, salvo che il trattamento sia necessario e lecito.
8.6. Il Cliente resta responsabile dell’eventuale utilizzo delle mansioni dichiarate per finalità organizzative, retributive, disciplinari o di valutazione del personale.
9. Corrispettivi
9.1. Il Cliente deve corrispondere gli importi indicati nell’offerta commerciale, nell’ordine o nel listino applicabile.
9.2. Gli importi si intendono al netto dell’IVA e degli eventuali altri oneri di legge, salvo diversa indicazione.
9.3. Il prezzo può essere determinato in base:
- al numero di dipendenti o Utenti;
- al numero di sedi;
- alle funzionalità attivate;
- alla durata dell’abbonamento;
- a eventuali servizi accessori.
9.4. Salvo diversa previsione, la fatturazione avviene anticipatamente con periodicità mensile o annuale.
9.5. L’eventuale superamento delle soglie previste dal Piano può comportare l’addebito di costi aggiuntivi o il passaggio a un Piano superiore.
9.6. Il Fornitore può modificare i prezzi applicabili ai successivi rinnovi, dandone comunicazione al Cliente con almeno 30 giorni di preavviso.
9.7. In caso di modifica del prezzo, il Cliente può impedire il rinnovo comunicando la disdetta entro la scadenza del periodo in corso.
10. Pagamenti e ritardi
10.1. I pagamenti devono essere effettuati mediante le modalità indicate dal Fornitore.
10.2. In caso di mancato o ritardato pagamento, il Fornitore può:
a. inviare uno o più solleciti;
b. sospendere il Servizio previa comunicazione;
c. limitare l’accesso ad alcune funzionalità;
d. impedire l’inserimento di nuove Registrazioni;
e. mantenere temporaneamente disponibile la sola consultazione o esportazione dei dati;
f. risolvere il contratto nei casi previsti dalle presenti Condizioni;
g. richiedere gli interessi moratori e le spese di recupero previste dalla legge.
10.3. La sospensione del Servizio per mancato pagamento non esonera il Cliente dal pagamento degli importi dovuti.
11. Durata e rinnovo
11.1. Il contratto ha la durata indicata nell’offerta, nell’ordine o nel Piano scelto.
11.2. Salvo diversa previsione, il contratto si rinnova automaticamente per periodi di durata uguale a quello iniziale.
11.3. Ciascuna parte può impedire il rinnovo mediante comunicazione scritta inviata almeno:
- 15 giorni prima della scadenza, per gli abbonamenti mensili;
- 30 giorni prima della scadenza, per gli abbonamenti annuali.
11.4. La disdetta produce effetto alla fine del periodo già pagato.
11.5. Il Cliente continua a poter utilizzare il Servizio fino alla scadenza, salvo sospensione o risoluzione per inadempimento.
11.6. La semplice cessazione dell’utilizzo della Piattaforma o la mancata effettuazione di Registrazioni non costituiscono disdetta.
12. Recesso anticipato del Cliente
12.1. Il Cliente può richiedere in qualsiasi momento la cessazione anticipata del Servizio mediante comunicazione scritta.
12.2. Salvo diversa previsione contenuta nell’offerta, il recesso anticipato:
- non produce effetti retroattivi;
- non dà diritto al rimborso dei corrispettivi già pagati;
- non elimina l’obbligo di corrispondere gli importi già maturati;
- non elimina, in caso di contratto annuale con pagamento rateizzato, l’obbligo di pagare le rate residue relative al periodo contrattuale già assunto.
12.3. Il Cliente può continuare a utilizzare il Servizio fino alla scadenza del periodo già pagato, salvo che richieda la cancellazione anticipata dell’account.
12.4. Il Servizio è rivolto a soggetti professionali e non a consumatori. Qualora, eccezionalmente, il contratto venga concluso con un consumatore, si applicano i diritti inderogabili previsti dalla normativa vigente.
13. Recesso del Fornitore
13.1. Il Fornitore può recedere dal contratto senza necessità di motivazione, dandone comunicazione scritta al Cliente con almeno 60 giorni di preavviso.
13.2. In tale caso, il Fornitore rimborserà l’eventuale quota di abbonamento già pagata relativa al periodo successivo alla data di cessazione effettiva.
13.3. Il preavviso non è necessario in caso di:
- grave inadempimento del Cliente;
- obbligo di legge;
- ordine dell’autorità;
- rischio per la sicurezza della Piattaforma;
- utilizzo illecito del Servizio;
- impossibilità sopravvenuta della prestazione;
- cessazione urgente dell’infrastruttura per cause non imputabili al Fornitore.
14. Politica dei rimborsi
14.1. Salvo quanto espressamente previsto nelle presenti Condizioni, i corrispettivi pagati non sono rimborsabili.
14.2. Non è previsto alcun rimborso in caso di:
- mancato utilizzo del Servizio da parte del Cliente;
- riduzione del numero di Utenti durante il periodo già fatturato;
- cessazione anticipata richiesta dal Cliente;
- mancata configurazione del Servizio imputabile al Cliente;
- mancata effettuazione delle Registrazioni da parte degli Utenti;
- indisponibilità dipendente dai dispositivi o dalla connessione del Cliente;
- sospensione o risoluzione dovuta a un inadempimento del Cliente;
- mancato utilizzo di una o più funzionalità comprese nel Piano.
14.3. È dovuto un rimborso proporzionale esclusivamente quando:
a. il Fornitore cessi definitivamente il Servizio prima della scadenza, per cause non imputabili al Cliente;
b. il Fornitore receda anticipatamente senza giusta causa;
c. il Servizio non venga attivato per responsabilità esclusiva del Fornitore e il problema non venga risolto entro un termine ragionevole dalla contestazione;
d. il rimborso sia espressamente previsto dall’offerta o da un accordo scritto.
14.4. Eventuali crediti di servizio previsti da uno specifico accordo sul livello di servizio costituiscono il rimedio applicabile per le indisponibilità temporanee e non sono convertibili in denaro, salvo diverso accordo.
15. Infrastruttura e localizzazione dei dati
15.1. Presenzialista è ospitato, alla data di entrata in vigore delle presenti Condizioni, su un server dedicato situato in Germania.
15.2. Il Fornitore può modificare:
- il fornitore di hosting;
- il datacenter;
- il server;
- l’architettura tecnica;
- il luogo di erogazione del Servizio.
15.3. Salvo diversa comunicazione e adozione delle garanzie previste dalla normativa, i dati saranno trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo.
15.4. Il Fornitore può utilizzare fornitori terzi per attività quali:
- hosting;
- manutenzione;
- assistenza tecnica;
- invio di comunicazioni;
- monitoraggio;
- sicurezza;
- backup;
- gestione dell’infrastruttura.
15.5. I soggetti che trattano dati personali per conto del Fornitore saranno nominati sub-responsabili del trattamento, ove richiesto dalla normativa.
15.6. La collocazione del server in Germania non costituisce garanzia di:
- continuità assoluta del Servizio;
- assenza di guasti;
- invulnerabilità dell’infrastruttura;
- recuperabilità assoluta di ogni dato;
- impossibilità di attacchi informatici.
16. Backup dei dati
16.1. Il Fornitore programma l’esecuzione automatica di un backup dei dati con frequenza ordinaria pari a un backup ogni ora.
16.2. I backup hanno finalità di continuità operativa e di ripristino generale dell’infrastruttura in caso di guasto, errore tecnico, incidente o indisponibilità dei sistemi.
16.3. Salvo diverso accordo scritto:
- il backup non costituisce un servizio di archiviazione legale;
- il backup non costituisce conservazione sostitutiva o a norma;
- il backup non sostituisce gli obblighi di conservazione del Cliente;
- non è garantita la possibilità di recuperare un singolo record, una singola Registrazione o una singola modifica;
- il ripristino può comportare la perdita dei dati inseriti dopo l’ultimo backup correttamente completato;
- la frequenza oraria indica la programmazione ordinaria del processo e non garantisce il completamento positivo di ogni singolo backup;
- i tempi di ripristino dipendono dalla natura e dalla gravità dell’incidente.
16.4. Il Fornitore adotta procedure tecniche ragionevoli per l’esecuzione e la gestione dei backup, ma non garantisce che ogni dato possa essere recuperato in qualsiasi circostanza.
16.5. Il Cliente deve effettuare periodicamente esportazioni autonome delle Registrazioni e degli altri dati ritenuti rilevanti.
16.6. Il Cliente deve verificare che i file esportati siano completi, leggibili e utilizzabili.
16.7. Eventuali garanzie relative alla perdita massima dei dati, ai tempi di ripristino o alla durata di conservazione dei backup devono essere previste in uno specifico accordo sul livello di servizio.
17. Disponibilità, manutenzione e aggiornamenti
17.1. Il Fornitore si impegna a mantenere Presenzialista ragionevolmente disponibile, secondo criteri di diligenza professionale.
17.2. Salvo la sottoscrizione di uno specifico Service Level Agreement, il Fornitore non garantisce una percentuale minima di disponibilità.
17.3. Il Servizio può essere temporaneamente sospeso o limitato per:
- manutenzione ordinaria o straordinaria;
- aggiornamenti software;
- interventi di sicurezza;
- guasti hardware o software;
- problemi del datacenter;
- indisponibilità dei fornitori di connettività;
- attacchi informatici;
- sovraccarichi anomali;
- eventi di forza maggiore;
- ordini dell’autorità;
- necessità di prevenire danni alla Piattaforma, ai dati o agli Utenti.
17.4. Quando ragionevolmente possibile, gli interventi programmati saranno comunicati preventivamente.
17.5. Il Fornitore può aggiornare, modificare o sostituire componenti e funzionalità della Piattaforma, purché non venga sostanzialmente eliminata la funzione principale del Servizio acquistato.
18. Assistenza
18.1. L’assistenza viene fornita mediante l’indirizzo e-mail info@h2bit.it o attraverso gli ulteriori canali eventualmente indicati nell’offerta o nella Piattaforma.
18.2. Gli orari e le modalità dell’assistenza sono quelli indicati nell’offerta commerciale o nella documentazione del Servizio.
18.3. Salvo specifico accordo scritto, i tempi comunicati per la presa in carico o per la risoluzione dei problemi sono indicativi.
18.4. Il Cliente deve fornire tutte le informazioni ragionevolmente necessarie alla diagnosi del problema e collaborare con il personale tecnico.
18.5. Non rientrano nell’assistenza ordinaria:
- formazione personalizzata;
- configurazioni su misura;
- modifiche software;
- correzione di dati inseriti erroneamente;
- ricostruzione manuale delle Registrazioni;
- recupero di singoli dati cancellati dal Cliente;
- interventi su dispositivi o reti del Cliente;
- consulenza legale, lavoristica, fiscale o privacy;
- problemi relativi a servizi o software di terzi.
19. Protezione dei dati personali
19.1. Con riferimento ai dati personali dei dipendenti, collaboratori e Utenti inseriti in Presenzialista:
- il Cliente opera, di regola, quale titolare del trattamento;
- H2bit S.r.l. opera, di regola, quale responsabile del trattamento, limitatamente alle operazioni effettuate per conto del Cliente.
19.2. Il trattamento deve essere disciplinato da un accordo ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento UE 2016/679, separato o allegato al contratto.
19.3. Il Cliente determina:
- le finalità del trattamento;
- la base giuridica;
- le categorie di interessati;
- i dati da raccogliere;
- le modalità di utilizzo;
- i tempi di conservazione;
- i soggetti autorizzati ad accedere ai dati;
- il livello di dettaglio delle mansioni da registrare.
19.4. Il Fornitore tratta i dati personali:
- per erogare Presenzialista;
- secondo le istruzioni documentate del Cliente;
- per garantire sicurezza, continuità e assistenza;
- per adempiere agli obblighi di legge;
- negli ulteriori casi previsti dall’accordo sul trattamento dei dati.
19.5. Il Fornitore non verifica preventivamente:
- la liceità delle finalità perseguite dal Cliente;
- la validità della base giuridica scelta dal Cliente;
- la correttezza delle informative consegnate ai lavoratori;
- l’esistenza degli eventuali accordi sindacali;
- la legittimità delle decisioni adottate dal Cliente sulla base delle Registrazioni;
- la necessità dei dati inseriti nella descrizione delle mansioni.
19.6. Il Cliente garantisce:
- di avere titolo per trattare e comunicare al Fornitore i dati inseriti;
- di avere informato adeguatamente gli interessati;
- di avere adottato le procedure lavoristiche eventualmente necessarie;
- di impartire al Fornitore esclusivamente istruzioni lecite.
19.7. Il Cliente manleva il Fornitore dalle conseguenze derivanti da trattamenti, istruzioni o configurazioni illecite imputabili al Cliente, fatti salvi i casi in cui il danno sia direttamente riconducibile alla violazione degli obblighi propri del Fornitore.
20. Misure di sicurezza
20.1. Il Fornitore adotta misure tecniche e organizzative proporzionate alla natura del Servizio e ai rischi ragionevolmente prevedibili.
20.2. Tali misure possono comprendere:
- controllo degli accessi;
- credenziali individuali;
- segregazione logica dei dati;
- cifratura delle comunicazioni;
- registrazione degli eventi tecnici;
- backup periodici;
- aggiornamento dei sistemi;
- protezione da accessi non autorizzati;
- procedure di gestione degli incidenti;
- limitazione degli accessi del personale tecnico.
20.3. Il Cliente riconosce che nessun sistema informatico può essere considerato assolutamente sicuro, privo di vulnerabilità o immune da errori, attacchi e perdita di dati.
20.4. Il Cliente deve adottare proprie misure di sicurezza, tra cui:
- password adeguate;
- protezione dei dispositivi;
- aggiornamento dei sistemi;
- corretta gestione degli account;
- immediata revoca degli accessi non più necessari;
- istruzione degli Utenti;
- esportazione periodica dei dati.
21. Violazioni dei dati personali
21.1. Qualora venga a conoscenza di una violazione dei dati personali trattati per conto del Cliente, il Fornitore informa il Cliente senza ingiustificato ritardo, secondo quanto previsto dall’accordo sul trattamento dei dati.
21.2. La comunicazione conterrà le informazioni disponibili al momento e potrà essere integrata successivamente.
21.3. Spetta al Cliente, quale titolare del trattamento, valutare:
- l’obbligo di notifica all’autorità di controllo;
- l’obbligo di comunicazione agli interessati;
- le ulteriori misure correttive;
- le conseguenze sul rapporto di lavoro.
21.4. Il Fornitore presta al Cliente un’assistenza ragionevole, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili.
22. Conservazione, esportazione e cancellazione
22.1. Durante il periodo di validità del contratto, il Cliente può esportare i dati mediante le funzionalità disponibili nel Piano.
22.2. Alla cessazione del contratto, l’accesso alla Piattaforma può essere disabilitato.
22.3. Salvo diverso accordo o obbligo di legge, il Fornitore conserverà i dati del Cliente per un periodo massimo di 60 giorni dalla cessazione del contratto, esclusivamente per consentirne l’eventuale esportazione, recupero o riattivazione.
22.4. Decorso tale termine, i dati presenti nei sistemi attivi saranno cancellati o anonimizzati.
22.5. Le copie presenti nei backup saranno eliminate secondo il normale ciclo di rotazione e non saranno ulteriormente trattate, salvo che per esigenze di ripristino, sicurezza o obblighi di legge.
22.6. Prima della cessazione del contratto, il Cliente deve esportare autonomamente tutti i dati che intenda conservare.
22.7. Il Fornitore non risponde della perdita dei dati derivante dalla mancata esportazione da parte del Cliente entro i termini indicati.
22.8. Eventuali attività straordinarie di estrazione, conversione, recupero o migrazione possono essere soggette a un corrispettivo separato.
23. Titolarità e correttezza dei dati
23.1. Il Cliente conserva ogni diritto sui propri dati.
23.2. Il Cliente autorizza il Fornitore a trattare, memorizzare, duplicare e trasmettere i dati nella misura necessaria all’erogazione del Servizio.
23.3. Il Cliente è responsabile:
- dell’esattezza dei dati;
- della completezza delle Registrazioni;
- della pertinenza delle informazioni;
- della liceità dei contenuti;
- dell’aggiornamento dei dati;
- della correttezza delle mansioni indicate.
23.4. Il Fornitore non è tenuto a controllare preventivamente i dati e non risponde di errori, omissioni, duplicazioni o inesattezze originati dagli Utenti, dal Cliente o dalle istruzioni impartite.
23.5. Il Fornitore può utilizzare informazioni aggregate e anonimizzate, dalle quali non sia ragionevolmente possibile identificare il Cliente o gli interessati, per:
- statistiche;
- sicurezza;
- analisi del funzionamento;
- sviluppo e miglioramento del Servizio.
24. Servizi di terzi
24.1. Presenzialista può utilizzare servizi forniti da terzi, quali:
- hosting;
- invio di e-mail;
- monitoraggio;
- sicurezza;
- backup;
- sistemi di autenticazione;
- infrastrutture di rete.
24.2. L’utilizzo di tali servizi può essere soggetto alle condizioni e alle politiche dei rispettivi fornitori.
24.3. Il Fornitore non risponde delle interruzioni, modifiche, limitazioni o cessazioni imputabili esclusivamente a servizi di terzi, salvo che la scelta o la gestione del fornitore terzo costituisca una violazione degli obblighi contrattuali di H2bit S.r.l.
24.4. Eventuali costi relativi a servizi terzi richiesti specificamente dal Cliente possono essere addebitati separatamente.
25. Proprietà intellettuale
25.1. Presenzialista, il software, il codice, la struttura, la grafica, i database, i marchi, la documentazione e ogni relativo diritto di proprietà intellettuale appartengono a H2bit S.r.l. o ai rispettivi licenzianti.
25.2. Il contratto non trasferisce al Cliente alcun diritto di proprietà sulla Piattaforma.
25.3. È vietato:
- copiare o riprodurre il software;
- modificare o creare opere derivate;
- decompilare o effettuare reverse engineering, salvo i limiti inderogabili di legge;
- rivendere o concedere in sublicenza il Servizio;
- mettere la Piattaforma a disposizione di terzi non autorizzati;
- rimuovere marchi o indicazioni di proprietà;
- utilizzare Presenzialista per realizzare un prodotto concorrente.
25.4. Eventuali suggerimenti o richieste di miglioramento comunicati dal Cliente potranno essere utilizzati dal Fornitore senza obbligo di compenso, purché non contengano informazioni riservate o dati personali non necessari.
26. Riservatezza
26.1. Ciascuna parte si impegna a mantenere riservate le informazioni tecniche, commerciali, organizzative e aziendali ricevute dall’altra parte e non pubblicamente disponibili.
26.2. Le informazioni riservate possono essere utilizzate esclusivamente per l’esecuzione del contratto.
26.3. L’obbligo non si applica alle informazioni:
- già legittimamente conosciute;
- divenute pubbliche senza violazione del contratto;
- ricevute legittimamente da terzi;
- sviluppate autonomamente;
- la cui comunicazione sia imposta dalla legge o dall’autorità.
26.4. Gli obblighi di riservatezza rimangono efficaci per cinque anni dalla cessazione del contratto, salvo che la natura dell’informazione richieda una tutela più lunga.
27. Garanzie sul Servizio
27.1. Il Fornitore garantisce che Presenzialista sarà erogato con diligenza professionale e in modo sostanzialmente conforme alle funzionalità descritte.
27.2. Il Fornitore non garantisce:
- l’assenza assoluta di errori o interruzioni;
- la compatibilità con qualsiasi dispositivo o software;
- il raggiungimento di specifici risultati economici o organizzativi;
- la conformità del Servizio a esigenze giuridiche specifiche del Cliente non comunicate e accettate per iscritto;
- che il Servizio possa sostituire il consulente del lavoro o altri professionisti;
- la correttezza delle Registrazioni effettuate dagli Utenti;
- la veridicità delle mansioni indicate;
- la validità probatoria assoluta delle Registrazioni.
27.3. Il Cliente deve contestare eventuali difetti in modo dettagliato e consentire al Fornitore un ragionevole tentativo di correzione.
28. Responsabilità del Cliente
28.1. Il Cliente è responsabile:
- dell’utilizzo della Piattaforma da parte dei propri Utenti;
- dei dati e delle istruzioni fornite;
- della creazione e gestione degli account;
- della correttezza delle Registrazioni;
- della descrizione delle mansioni;
- delle decisioni adottate sulla base dei dati;
- degli obblighi nei confronti dei lavoratori;
- degli adempimenti privacy e giuslavoristici;
- della conservazione dei documenti aventi valore legale;
- dell’esportazione periodica dei dati.
28.2. Il Cliente tiene indenne il Fornitore da pretese, sanzioni, danni e costi derivanti da:
- trattamenti illeciti disposti dal Cliente;
- mancata informativa ai lavoratori;
- controlli illeciti o sproporzionati;
- dati inseriti senza idonea base giuridica;
- descrizioni delle mansioni contenenti dati illeciti o non necessari;
- violazione dei diritti dei lavoratori o di terzi;
- configurazioni o istruzioni impartite dal Cliente;
- utilizzo della Piattaforma in violazione delle presenti Condizioni.
28.3. La manleva non si applica nella misura in cui il danno derivi da un comportamento illecito direttamente imputabile al Fornitore.
29. Limitazione di responsabilità del Fornitore
29.1. Fatti salvi i limiti inderogabili di legge, il Fornitore risponde esclusivamente dei danni diretti, prevedibili e adeguatamente provati derivanti da un proprio inadempimento.
29.2. Il Fornitore non risponde dei danni derivanti da:
- dati errati, incompleti o non aggiornati;
- Registrazioni omesse, tardive o inesatte;
- mansioni indicate in modo errato o non veritiero;
- utilizzo improprio della Piattaforma;
- credenziali compromesse per cause imputabili al Cliente;
- mancata esportazione o conservazione autonoma dei dati;
- decisioni lavoristiche, disciplinari, retributive o amministrative del Cliente;
- indisponibilità delle reti di telecomunicazione;
- dispositivi o software del Cliente;
- servizi di terzi;
- forza maggiore;
- attacchi informatici non prevenibili mediante misure ragionevolmente adeguate;
- sospensioni necessarie per sicurezza o manutenzione;
- perdita di dati successivi all’ultimo backup disponibile;
- inosservanza delle istruzioni o degli avvisi del Fornitore.
29.3. Fatti salvi i limiti inderogabili di legge, il Fornitore non risponde di:
- danni indiretti o consequenziali;
- perdita di profitto;
- perdita di produzione;
- perdita di opportunità;
- danno reputazionale;
- pretese avanzate da dipendenti o terzi.
29.4. La responsabilità complessiva del Fornitore, per tutti gli eventi verificatisi nel corso di ciascun anno contrattuale, non potrà superare l’importo complessivamente pagato dal Cliente per Presenzialista nei dodici mesi precedenti l’evento che ha generato la responsabilità.
29.5. Le limitazioni non si applicano:
- in caso di dolo o colpa grave;
- in caso di morte o lesioni personali imputabili al Fornitore;
- agli obblighi che non possono essere limitati per legge;
- alle responsabilità in materia di protezione dei dati personali nella misura in cui non possano essere validamente escluse o limitate.
30. Sospensione del Servizio
30.1. Il Fornitore può sospendere, integralmente o parzialmente, il Servizio quando:
- il Cliente non paghi quanto dovuto;
- sussista un rischio per la sicurezza;
- il Cliente utilizzi il Servizio illecitamente;
- l’utilizzo comprometta la Piattaforma o altri clienti;
- lo richieda un’autorità;
- sia necessario un intervento urgente;
- il Cliente violi gravemente le presenti Condizioni.
30.2. Ove possibile, il Fornitore comunicherà preventivamente la sospensione e concederà al Cliente un termine per porre rimedio alla violazione.
30.3. In presenza di un rischio urgente, la sospensione può essere immediata.
31. Risoluzione per inadempimento
31.1. Ciascuna parte può risolvere il contratto se l’altra parte commette un grave inadempimento e non vi pone rimedio entro 15 giorni dalla ricezione di una contestazione scritta.
31.2. Il Fornitore può risolvere il contratto con effetto immediato, mediante comunicazione scritta, in caso di:
- mancato pagamento protratto oltre 15 giorni dalla diffida;
- utilizzo illecito della Piattaforma;
- accesso abusivo o tentativo di compromissione dei sistemi;
- violazione dei diritti di proprietà intellettuale;
- reiterata violazione degli obblighi di sicurezza;
- trattamento manifestamente illecito dei dati;
- insolvenza del Cliente, nei limiti consentiti dalla legge.
31.3. In caso di risoluzione imputabile al Cliente, i corrispettivi già pagati non saranno rimborsati e resteranno dovuti gli importi maturati.
32. Forza maggiore
32.1. Nessuna parte sarà responsabile del ritardo o dell’inadempimento derivante da eventi al di fuori del proprio ragionevole controllo, inclusi:
- calamità naturali;
- incendi o allagamenti;
- guerre, sommosse o terrorismo;
- epidemie;
- scioperi generali;
- interruzioni estese dell’energia o delle telecomunicazioni;
- provvedimenti delle autorità;
- attacchi informatici su vasta scala;
- indisponibilità generalizzata di infrastrutture essenziali.
32.2. La parte interessata informa l’altra parte e adotta misure ragionevoli per limitare gli effetti dell’evento.
33. Modifiche delle Condizioni
33.1. Il Fornitore può modificare le presenti Condizioni per:
- adeguamenti normativi;
- esigenze di sicurezza;
- evoluzione di Presenzialista;
- modifiche organizzative o tecniche;
- chiarimenti contrattuali.
33.2. Le modifiche sostanziali saranno comunicate con almeno 30 giorni di preavviso.
33.3. Qualora una modifica peggiori in modo significativo la posizione contrattuale del Cliente, quest’ultimo potrà recedere entro la data di efficacia della modifica, ottenendo il rimborso proporzionale dell’eventuale periodo prepagato e non utilizzato.
33.4. Le modifiche necessarie per legge o per urgenti esigenze di sicurezza possono avere efficacia immediata.
34. Comunicazioni
34.1. Le comunicazioni ordinarie possono essere inviate:
- all’indirizzo e-mail indicato dal Cliente;
- mediante notifiche nella Piattaforma;
- mediante gli ulteriori recapiti comunicati dalle parti.
34.2. Le comunicazioni destinate a H2bit S.r.l. possono essere inviate all’indirizzo info@h2bit.it, salvo che sia richiesta dalla legge o dal contratto una forma diversa.
34.3. Le comunicazioni relative a disdetta, recesso, risoluzione o contestazioni formali devono essere inviate a mezzo PEC o raccomandata, salvo diversa procedura messa a disposizione dal Fornitore.
34.4. Il Cliente è tenuto a mantenere aggiornati i propri recapiti.
35. Cessione del contratto
35.1. Il Cliente non può cedere il contratto senza il previo consenso scritto del Fornitore.
35.2. H2bit S.r.l. può cedere il contratto:
- a società controllanti, controllate o collegate;
- all’acquirente dell’azienda;
- all’acquirente del ramo d’azienda cui Presenzialista appartiene;
- al soggetto che subentri nella gestione del Servizio.
35.3. La cessione sarà comunicata al Cliente.
36. Subappalto e sub-responsabili
36.1. Il Fornitore può affidare a terzi attività tecniche o organizzative necessarie all’erogazione del Servizio.
36.2. Quando tali soggetti trattano dati personali per conto del Cliente, vengono nominati sub-responsabili secondo quanto previsto dall’accordo sul trattamento dei dati.
36.3. L’elenco aggiornato dei sub-responsabili può essere richiesto scrivendo a info@h2bit.it.
37. Intero accordo e ordine di prevalenza
37.1. Le presenti Condizioni, l’offerta, l’ordine, l’accordo sul trattamento dei dati e gli eventuali allegati costituiscono l’intero accordo tra le parti.
37.2. In caso di contrasto, prevalgono nell’ordine:
- l’eventuale accordo individuale sottoscritto;
- l’ordine o l’offerta commerciale;
- l’accordo sul trattamento dei dati, limitatamente alla protezione dei dati personali;
- l’eventuale Service Level Agreement;
- le presenti Condizioni;
- la documentazione tecnica.
38. Nullità parziale
38.1. L’eventuale nullità, inefficacia o inapplicabilità di una clausola non comporta la nullità dell’intero contratto.
38.2. La clausola invalida sarà sostituita, nei limiti consentiti, da una disposizione valida che realizzi il più possibile la funzione economica e giuridica originaria.
39. Mancata rinuncia
39.1. Il mancato esercizio di un diritto previsto dal contratto non costituisce rinuncia allo stesso.
39.2. Eventuali deroghe o rinunce sono valide esclusivamente se formulate per iscritto.
40. Legge applicabile e foro competente
40.1. Il contratto è regolato dalla legge italiana.
40.2. Per qualsiasi controversia relativa alla validità, interpretazione, esecuzione o cessazione del contratto sarà competente in via esclusiva il Foro di Bologna, fatti salvi i criteri inderogabili di competenza previsti dalla legge.
